Đăng ký chữ ký số cá nhân cần lưu ý điều gì?

Bên cạnh chữ ký số doanh nghiệp, dịch vụ chữ ký số cá nhân cũng được ứng dụng rộng rãi và nhu cầu sử dụng ngày càng tăng cao. Hãy cùng Viettel tìm hiểu thêm về chữ ký số cá nhân cũng như lợi ích thiết thực mà chữ ký số cá nhân mang lại và những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số cho cá nhân.

Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số Viettel-ca

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký điện tử, có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong trường hợp:

  • Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn, …
  • Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…

Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số. Chứng thư số cá nhân có tác dụng xác thực danh tính của người ký, có giá trị tương đương với chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi người để giải quyết các vấn đề giao dịch của cá nhân trong môi trường Internet. Nội dung thể hiện trên chữ ký số cá nhân bao gồm:

  • Tên của công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số.
  • Tên của cá nhân là chủ thể chứng thư số đó
  • Tổ chức trực thuộc của cá nhân đó, ví dụ: Trần Văn A – Công ty Cổ phần ABC
  • Chức vụ, email, phòng ban,…. (Nếu có)

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Đối tượng sử dụng chữ ký số cá nhân

Đối tượng sử dụng chữ ký số cá nhân bao gồm:

  • Cá nhân trong doanh nghiệp/ tổ chức: sử dụng để thay chữ ký của cá nhân khi ký số các văn bản thuộc quyền hạn chức vụ trong doanh nghiệp/ tổ chức.
  • Mọi cá nhân có nhu cầu sử dụng chứng thư số để ký số trên các văn bản, hợp đồng, tài liệu, hồ sơ để xác nhận nội dung.

Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân

Dựa theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT ngày 19/10/2015:

“Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của cá nhân có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó; Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu”

Và các quyết định liên quan Quý khách có thể tham khảo tại:

Ứng dụng của chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân được sử dụng để xác thực danh tính của người ký tương đương với chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân và sử dụng trong các giao dịch trên môi trường Internet nhằm:

  • Xác định được danh tính người dùng khi đăng nhập vào hệ thống khác (xác thực);
  • Bảo mật email, mã hóa và ký số email điện tử;
  • Giao dịch ngân hàng điện tử, thương mại điện tử;
  • Kê khai thuế thu nhập cá nhân;
  • Ký số các tài liệu, văn bản điện tử định dạng Word, PDF, Excel, Outlook hay một tệp dữ liệu;
  • Thực hiện các kênh liên lạc trao đổi thông tin bí mật với các thực thể trên mạng như thực hiện kênh liên lạc mật giữa người dùng với webserver.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số cá nhân là gì?

Việc sử dụng chữ ký số cá nhân đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng:

Giảm thiểu chi phí hành chính

Việc in ấn tài liệu ra giấy để trình ký và việc lưu trữ lại những tài liệu này sẽ tốn một khoản chi phí không nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Vì vậy, việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.

Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

Thay vì phải chờ văn bản giấy được vận chuyển giữa các phòng ban trong công ty, hay giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần một thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.

Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng thuận tiện xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó mà không cần các hồ sơ rườm rà. Việc sử dụng chữ ký số cá nhân cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.

Ký duyệt mọi lúc mọi nơi

Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với thiết bị chữ ký số.

An toàn, bảo mật:

Chữ ký số cá nhân đảm bảo được tính bảo mật của các thông tin trao đổi, đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến diễn ra thuận lợi, nhanh chóng. Chữ ký số cá nhân cũng có đầy đủ tính chất pháp lý và có tính chống chối bỏ.

Nên đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân của nhà cung cấp nào?

Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân, vì vậy, không khó để cá nhân có thể lựa chọn sử dụng chữ ký số của bất cứ đơn vị nào. Tuy nhiên, các giao dịch điện tử trong môi trường Internet cần đến yếu tố “bảo mật” và “định danh” nên đòi hỏi công ty cung cấp chữ ký số cá nhân phải có nền tảng công nghệ tốt. Với lợi thế hạ tầng kĩ thuật lớn, ổn định, tính bảo mật cao – Viettel là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín là lựa chọn ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng các giải pháp ký số.

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn mọi người đã hiểu được chữ ký số cá nhân là gì và những nội dung quan trọng trong việc sử dụng chữ ký số cá nhân. Hãy liên hệ ngay HOTLINE 0986797769 để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký dịch vụ chữ ký số cá nhân ngay từ hôm nay thay cho những phương thức ký truyền thống nhằm hướng tới sự tiện lợi tối đa trong quá trình làm việc của mọi cá nhân và doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ NGAY